ПРОЦЕСС организации
Наш процесс организации мероприятий разделён на чёткие этапы, что позволяет эффективно управлять проектом и обеспечивать прозрачность на каждой стадии работы.
Первичная консультация и бриф
На первом этапе мы встречаемся с вами для обсуждения целей и задач мероприятия. Это может быть личная встреча в нашем офисе или онлайн-консультация.
Что мы обсуждаем:
- Цели и задачи мероприятия
- Формат события (конференция, тимбилдинг, деловая встреча)
- Количество участников
- Предпочтительные даты и локация
- Бюджетные рамки
- Специфические требования и пожелания
После встречи мы формируем детальный бриф, который становится основой для дальнейшей работы.
Разработка концепции и предложения
На основе брифа наша команда разрабатывает концепцию мероприятия, которая включает все ключевые элементы события.
Что входит в концепцию:
- Общая идея и тематика мероприятия
- Подробный сценарий и тайминг
- Варианты площадок с описанием и фотографиями
- Техническое оснащение и оборудование
- Концепция оформления пространства
- Варианты кейтеринга
- Детальная смета расходов
Мы презентуем концепцию вам и вносим корректировки на основе ваших комментариев до полного согласования.
Планирование и подготовка
После утверждения концепции начинается этап детального планирования и организации всех элементов мероприятия.
Что мы делаем на этом этапе:
- Бронируем площадку и заключаем договор
- Заказываем техническое оборудование
- Согласовываем меню и детали кейтеринга
- Разрабатываем дизайн полиграфии и навигации
- Организуем логистику для участников (при необходимости)
- Координируем работу всех подрядчиков
- Создаём детальный план-график мероприятия
Мы поддерживаем постоянную связь с вами и информируем о ходе подготовки на каждом этапе.
Координация в день мероприятия
В день мероприятия наша команда полностью управляет всеми процессами на площадке, обеспечивая бесперебойную работу всех элементов.
Наши задачи в день события:
- Приём и размещение технического оборудования
- Контроль оформления пространства
- Координация работы кейтеринга
- Управление регистрацией участников
- Контроль соблюдения тайминга программы
- Решение оперативных вопросов
- Координация работы всех задействованных специалистов
Мы обеспечиваем, чтобы вы могли сосредоточиться на содержании мероприятия, пока мы управляем всей организационной частью.
Завершение и отчётность
После завершения мероприятия мы проводим финальные работы и предоставляем вам полную отчётность.
Что включает финальный этап:
- Демонтаж оборудования и оформления
- Закрытие площадки
- Финальные расчёты с подрядчиками
- Подготовка итогового отчёта о мероприятии
- Предоставление фотоматериалов (если входит в услугу)
- Сбор обратной связи для улучшения будущих проектов
Мы готовы обсудить результаты мероприятия и учесть ваши комментарии для дальнейшего сотрудничества.
Примерные сроки подготовки
Камерные встречи (10-50 человек)
2-4 недели
Для небольших деловых встреч и презентаций требуется меньше времени на подготовку
Средние мероприятия (50-200 человек)
4-8 недель
Тимбилдинги и корпоративные мероприятия среднего масштаба требуют более детальной подготовки
Крупные конференции (200-500+ человек)
8-16 недель
Масштабные конференции требуют значительного времени на планирование и координацию
Указанные сроки являются ориентировочными. Фактическое время подготовки зависит от сложности мероприятия, доступности площадок и других факторов.
Как мы поддерживаем связь
Регулярные встречи
Мы проводим регулярные встречи для обсуждения прогресса и согласования решений на ключевых этапах
Письменные отчёты
Предоставляем детальные отчёты о выполненной работе и планируемых действиях
Оперативная связь
Наши менеджеры всегда на связи для решения срочных вопросов по телефону или email
Начните планирование вашего мероприятия
Свяжитесь с нами для первичной консультации
Связаться с нами